تشریفات

ریشه لغت تشریفات از کلمه انگلیسی protocol برگرفته شده است.  کلمه تشریفات معادل فرانسوی کلمه  protocole می‌باشد و از ریشه لاتین porocollum برگرفته شده است. کلمه Porocollum به‌ معنای کتابی است که مدارک عمومی در آن ثبت می‌شود.
همچنین کلمه پروتکل در دیپلماسی به‌معنای ثبت پیش‌نویس کنفرانس‌ها نیز بکار برده شده‌است. همچنین برای خواندن مقاله‌های بیشتر در مورد مدیریت می‌توانیم به صفحه بلاگ مراجعه کنید.

پروتکل شیوه و روش‌هایی است که ارگان‌ها، وزارتخانه‌ها و سایر شرکت‌های دولتی و خصوصی باید در مکاتبات رعایت کنند. پروتکل به پیش‌نویس مدارک دیپلماتیک شامل موافقت‌ها، نامه‌ها، قراردادها، مقاوله‌نامه‌ها و اعلامیه‌ها نیز گفته شده‌است.

همان‌طور که می‌بینیم تشریفات با آن‌چیزی که در ذهن متبادر می‌شود، یعنی تجملات زیاد، بیگانه است. شاید در قدیم به‌ علت تفاوت زیاد طبقاتی این‌ موضوع مصداق داشته است، اما امروزه این‌طور نیست.
تشریفات درواقع مراسم یا آدابی است که در جلسات مختلف در هماهنگی با ارزش‌ها و عقاید و سنت‌های هر میزبانی، به‌ صورت متفاوت رعایت می‌شود .

تعریف رفتار یانزاکت :

نزاکت یاEtiguette، طرز برخورد افراد با یکدیگر در زندگی روزمره است. رفتارهایی که در جامعه بین‌المللی پذیرفته می‌شوند به‌عنوان رفتار بین‌المللی مطرح می‌شود.

برای هر نوع حرکت اجتماعی به مقدمه تشریفات احتیاج است.  در بحث چهارچوب خاص تشریفات، ما به‌عنوان نماینده‌ی جمع قضاوت می‌شویم. درواقع باید از عادات ناپسند صرف‌نظر کنیم.

به‌عنوان مثال در زمان حکومت حضرت محمد (ص )، معاویه پس‌از پذیرفتن اسلام، از سوی پیامبر به عنوان سفیری سیار برگزیده شد.انتخاب معاویه باعث نارضایتی برخی از صحابه گردید. پیامبر دلیل نارضایتی صحابه را جویا شد و اصحاب در جواب گفتند: یا رسول‌الله، ما از خانه و کاشانه‌ی خود گذشتیم ،چرا این امر مهم را به معاویه واگذار کردید؟
پیامبر فرمودند: شما بهترین یاران من هستید ولی معاویه از نظر ظاهر و فن بیان بهتر از شما بوده و داشتن این ویژگی‌ها به نفع امور اسلام است.
ممکن است رعایت برخی آداب و آیین‌ها و یا شرکت در بعضی از مراسم‌ها با صرف وقت و زحمت همراه بوده و با تمایلات شخصی ما مغایر باشد. به عنوان مثال کارهایی مانند پوشیدن لباس رسمی، ایستاده غذا صرف کردن، تظاهر به‌خوشی یا غم، دوستی اجباری و رعایت تقدم در تشریفات، ممکن است خوشایند ما نباشد. ما به‌خاطر پیشبرد اهدافمان ناگزیر به انجام امور ذکر شده هستیم .

مقالات مرتبط: فرهنگ کارآفرینی

ویژگی‌های تشریفات:

اصول تشریفات در طول سال‌ها بنا به شرایط زمان و مکان متحول گردیده است. ملل مختلف متناسب با ساختار اجتماعی و فرهنگی خود تغییراتی در آن ایجاد کرده‌اند. اولین اصل تشریفات نحوه رفتار میهمانداران با میهمان است‌. درواقع میهمان‌دار نماینده فرهنگ و نوع زندگی و رفتار یک ملت در برابر میهمانان است.

قوانین کلی تشریفات در سالن :

ابتدا باید از همخوانی تعداد میهمان‌ها و میزهای در نظر گرفته‌شده مطمئن باشیم و متوجه باشیم میهمان‌های ویژه در ردیف اول و درجه دوم پشت سر آن‌ها به‌همین‌ ترتیب تا آخر سالن بنشینند. در مورد شیوه پذیرایی به‌عنوان مثال set menu با مدیر سالن و مهمانداران برنامه‌ریزی کنیم.

در برخی تزئینات از وسایل سنتی و زیبا که نشان‌دهنده فرهنگ کشور است استفاده کنیم.حواسمان باشد، که پرچم‌ها در جایگاه مخصوص و روبه‌روی میهمانان باشند. پرچم کشور میزبان در مرکز جایگاه و در طرفین پرچم کشورهای دیگر قرار می‌گیرد.

چند اصل مهم در تشریفات :

در تماس تلفنی هم باید اصول تشریفات مثل این‌ که اول خود را معرفی کنید و یا این‌که مقام بالاتر را پشت خط معطل نگذارید حائز اهمیت است.

چگونه دست بدهیم :

همیشه مقام بالاتر یا شخص مسن‌تر در دراز کردن دست پیش‌قدم می‌شود و برعکس آن دور از نزاکت است. ارائه کارت‌ ویزیت درزندگی روزمره معمول است و در زندگی دیپلماتیک ضرورت می‌باشد. رعایت تقدم بانوان به‌هنگام ورود و خروج و نشستن سر میز لازم است رعایت شود.

مقالات مرتبط: پول متمرکز و غیر متمرکز

اصول عمومی دربرگزاری ضیافت‌ها:

انتخاب مناسبت برای برگزاری ضیافت‌ها ، تهیه فهرست میهمانان، انتخاب نوع پذیرایی، انتخاب محل مناسب برای پذیرایی، تهیه و ارسال کارت دعوت، تنظیم فهرست غذا، پذیرش و استقبال و هدایت میهمانان، ارائه هدیه به میهمانان و بدرقه و خداحافظی با میهمانان.

اصول معمول برای شرکت در ضیافت‌ها:

پاسخ به کارت دعوت حداکثر ظرف چهل و هشت ساعت باید انجام شود. اهدای تاج‌گل، آشنایی میهمان با میزبان و سایر میهمان‌ها، لباس مناسب، خداحافظی از میزبان و… .

عواقب عدم رعایت تشریفات:

درصورتی‌‌‌که اصول تشریفات مورد قبول جامعه بین‌المللی رعایت نشود، از جامعه بین‌المللی طرد می‌شویم و به این شکل فرصت‌های بسیاری را در عرصه داخلی و بین‌المللی از دست می‌دهیم. برای بدست آوردن مجدد منزلت و جایگاه قبلی، در حوزه بین المللی تلاش مضاعف لازم داریم.

کلام آخر

تشریفات همان آداب و نزاکت مربوط به هر جامعه و ملت است.برای داشتن روابط دوستانه با سایر جوامع می‌توانیم به رسومات و قراردادهای تشریفاتی متداول و مورد توافق عمل کنیم. درصورتی که به اصول تشریفات عمل شود می‌توانیم امیدوار باشیم ارتباط دوستانه با سایر جوامع پا برجا خواهد بود و در سایه آن پیشرفت در زمینه‌های مختلف حاصل خواهد شد. برای دریافت مشاوره با متخصصان سایت یوپرودمی با شماره ۰۹۱۲۰۸۹۶۲۸۹ در تماس باشید.