سیستم سازی در کسب و کار
سیستم سازی در کسب و کار مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی است که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک شرکت مشخص می‌کنند. در هر کسب و کاری چهارچوب‌ها، سیاست‌ها و روش‌های کاری و تجاری وجود دارد که فرآیندهای کلیدی بر اساس آنها به صورت منظم و یکپارچه انجام می‌شود. سیستم سازی وظیفه ایجاد چهارچوب‌ها در هر کسب و کاری را برعهده دارد. فرآیند سیستم سازی با اجزای کسب وکار مرتبط است.
انواع سیستم سازی در کسب و کار:
موجودی
پشتیبانی
آموزشی و ارزیابی
استخدام
فروش و….
دسته بندی سیستم سازی درکسب و کار:
۱- سیستم‌های نرم که در برگیرنده افراد و ایده‌ها بوده و روش‌های مورد استفاده توسط کارکنان برای انجام کارها را شامل می‌شود.
۲- سیستم‌های سخت که مربوط به تجهیزات فیزیکی کسب و کار هستند و بهره‌وری و کارآمدی شرکت را افزایش می‌دهند.
۳- سیستم‌های اطلاعاتی که شامل فرآیندهای فناوری اطلاعات هستند و اطلاعات مربوط به عملیات کسب و کار را جمع آوری می‌کنند تا بین آن مقایسه انجام داده و بهترین روشها را ارائه دهند.
مزایای سیستم سازی در کسب و کار:
فرآیندهای اصلی شرکت متکی به یک شخص نمی‌باشند.
حفظ دست‌آوردهای سازمان در طول زمان
کاهش خطای انسانی در انجام فرآیندها
مدیریت دانش
دسترسی ساده به اطلاعات و امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها
تمرکز بیشتر مدیران در توسعه کسب و کار به جای کنترل فرآیندها
۱. عدم اتکای کسب و کار به اشخاص:
کار‌آفرینان باید دستورالعمل هایی را برای روش اجرای دقیق کارها تدوین کنند تا کسب و کار بتواند بدون تکیه بر آنها و یا هیچ شخصی مسیر خود را طی کند. سیستم سازی کسب و کار از روش جایگزین کردن روال‌ها و فرآیندها با اشخاص به کسب و کار ثبات بخشیده. این روش، باعث افزایش تمرکز مدیران بر توسعه قسمت‌های دیگر می‌شود.
۲. تثبیت دستاوردها:
امروزه مشاغلی که از سیستم سازی استفاده می‌کنند شانس بیشتری در بازارهای رقابتی دارند. درحالی که در کسب و کارهای بدون سیستم ممکن است تمام دستاوردها از بین بروند و کسب و کار از رونق بیفتد.
۳. کاهش خطای انسانی:
کاهش خطاها و شفافیت عملکردها مهمترین دلیل طراحی سیستم‌های کسب و کار است. در سیستم سازی، نقش عوامل انسانی کاهش پیدا می‌کند و احتمال خطاهای انسانی کمتر می‌شود.
۴. مدیریت دانش:
مدیریت دانش از بخشهای مهم کسب و کار محسوب می‌شود که ممکن است با رفتن یک یا چند نفر از افرادی که در شرکت فعالیت می‌کنند، شرکت دچار مشکل شود. سیستم سازی استقلال شخصیتی به وجود می‌آورد. به شکلی که با وجود افراد بدون هیچ مشکلی بتواند مسیر خود را طی کند.
۵. تسهیل مدیریت اطلاعات:
اطلاعات مدیران و کارمندان در کسب و کار، توسط عمل سیستم سازی انجام می‌شود. این اطلاعات قابل پیگیری و تجزیه و تحلیل هستند.
۶. افزایش تمرکز مدیران:
با استفاده از روش سیستم سازی، مدیرانی که فکر می‌کنند بیشتر کارها را باید خودشان انجام دهند، بخشی از کارها را به کارمندان واگذار می‌کنند و بیشتر تمرکز خود را روی توسعه کسب و کار می‌گذارند.
مراحل اصول سیستم سازی درکسب و کار:
گام اول:
در شروع روند سیستم سازی، بهره گیری از تجربیات کارمندان بسیار اهمیت دارد. کارمندانی که در قسمت حوزه فعالیت ما مشغول کار هستند، در حوزه وظایف خود اطلاعات دقیق‌تری دارند.
گام دوم:
بعد از مشخص شدن فرآیندها، برای آنها مسئول انتخاب می‌کنیم. مسئول فرآیند کسی است که تعهد دارد آن را به پایان برساند. برای این کار تضمین فرآیند الزامی است.
گام سوم:
اگر به فکر افزایش بهره‌وری سیستم هستیم، روش بهتر این است که با یک سیستم کار را شروع کنیم. طراحی یک سیستم ایده‌آل در اول کار، هدفی بلند پروازانه می‌باشد.
سیستم سازی در کاهش هزینه‌ها:
روش سیستم سازی، با کاهش ریسک‌ها و بهبود عملیات، 30 تا 50 درصد هزینه‌ها را کاهش می‌دهد. به طور تقریبی، میانگین سیستم سازی بهره‌وری را بین 20 تا 30 درصد، بازده فروش را 12/5 درصد و سرعت فرآیندها را بین 25 تا 40 درصد افزایش می‌دهد.
خلاصه مقاله:
با رعایت اصول سیستم سازی می‌توانیم وظایفی که در کسب و کار وجود دارد، به دیگران واگذار کنیم و از آنها بخواهیم کارهای کوچکتر را به کارمندان واگذار کنند و علاوه بر وظایفشان آن وظایفی را که به دیگران سپرده‌ایم را بررسی کنیم.
زمانی که ما در محل کار هستیم، به جای دغدغه‌های فکری برای آینده‌ی سازمان برنامه‌ریزی می‌کنیم و فاکتورهای بهتری برای کنترل پروژه ها مشخص می‌نماییم. چون فکر راحتی داریم و تمام کارها مسئولی برای انجام کارها دارند می‌توانیم چند روز را به سر کار نرویم و به جای آن به سفر برویم و تفریح کنیم و یا برای راه اندازی یک شغل برنامه‌ریزی کنیم.
