جلسه تجاری و نکاتی که قبل از آن باید رعایت کرد
یکی از مهمترین مسائل در یک جلسه تجاری موفق و یا انعقاد یک قرارداد تجاری ، توانایی جذب مخاطب است. این مهم زمانی رخ می‌دهد که شما پیروز میدان مذاکرات باشید.
اما برای دست یابی به این موفقیت لازم است که برخی نکات را قبل از شروع جلسه بدانیم و رعایت کنیم. ما در این مقاله به بررسی برخی از این نکات برای داشتن یک جلسه‌ی مذاکره عالی می‌پردازیم . همچنین برای خواندن مقاله‌های بیشتر در مورد تجارت می‌توانیم به صفحه بلاگ مراجعه کنید.
برنامه ریزی و هدف‌گذاری:
هدف‌گذاری یعنی ما از انجام مذاکره‌ی پیش رو در جلسه تجاری خود به دنبال چه چیزی هستیم. برنامه ریزی یعنی برای رسیدن به هدف فوق بایستی چگونه اقدام کنیم. در واقع برنامه ریزی قبل از ورود به جلسه تجاری فرآیند رسیدن ما به هدف را سازماندهی کرده و از بروز مشکلات احتمالی در حین مذاکرات نیز جلوگیری می‌کند.
باید بدانید که برنامه ریزی و هدف‌گذاری برای رسیدن به یک نتیجه‌ی مطلوب و اثر بخش در رابطه با مذاکرات بسیار لازم و ضروریست. چرا که بدون هدف‌گذاری صحیح، ما و طرف تجاری‌مان از اینکه نمی‌دانیم از این مذاکره دقیقا به دنبال چه هستیم و چه هدفی را جست و جو می‌کنیم دچار سردرگمی و کلافگی خواهیم شد.
هدف‌گذاری همچنین یک عنصر مهم در مدیریت زمان جلسه تجاری است. زمانی که هدف ما از جلسه دقیقاً معلوم و مشخص باشد، می‌توانیم موضوعات موردنظر خود را در فواصل زمانی از پیش تعیین شده مطرح نماییم. رعایت این نکته باعث میشود از اطاله‌ی کلام و در نتیجه انحراف مسیر مذاکرات جلوگیری کرده و در مدت زمانی کوتاه، به نتیجه‌ی دلخواه خود که همان انعقاد قرارداد تجاری است دست یابیم.
مقالات مرتبط: ارزیابی آمادگی صادرات
یافتن علایق مشترک:
باید بدانیم افراد بسیار علاقه دارند درباره‌ی خودشان صحبت کنند. باید با یافتن نقاط مشترک علایق خود و طرف تجاری‌مان در ابتدای جلسه تجاری خود، این فرصت را در اختیارش قرار دهیم. این کار دو مزیت برای ما به همراه خواهد داشت. اولاً اینکه باعث اعتماد طرف مقابل به ما میشود و حس تقدیر او را نسبت به ما برمی‌انگیزد. دوم اینکه باعث آشنایی هر چه بیشتر ما با او و کسب نتیجه‌ی مطلوب در جلسات و مذاکرات بعدی خواهد شد.
همچنین به یاد داشته باشیم در ابتدای گفت و گو از بیان موضوعات بی اهمیت مانند آب و هوا، موضوعات حساس مانند مذهب و سیاست و موضوعاتی که ارتباط مستقیم به کالا و خدمات ارائه شده از جانب ما دارند بپرهیزیم.
آنالیز طرف تجاری:
یکی از مهمترین کارهایی که باید قبل از برگزاری هر جلسه تجاری انجام دهیم آنالیز طرف تجاری است.
آنالیز طرف تجاری با توجه به شخصیت حقوقی یا حقیقی طرف مذاکره متفاوت خواهد بود.
الف) آنالیز شخص حقوقی:
فاکتورهای اولیه‌ای که در آنالیز شخص حقوقی قبل از شروع مذاکرات باید در نظر گرفته شوند عبارت اند از: اعتبار شخص حقوقی، سرمایه‌ی اولیه شخص حقوقی، لگو، برند، اعضای هیئت مدیره، تغییرات اساسنامه، نوع شرکت و موضوع فعالیت آن.
در رابطه با آنالیز شخص حقوقی کمی پیچیدگی وجود دارد. چرا که بایستی عملکرد آن را در طول حیات شرکت بررسی کنیم. این بررسی‌ها چهارچوب مذاکرات را بویژه در عرصه‌های بین‌المللی مشخص خواهند کرد. چرا که اگر حوزه‌ی فعالیت آن شرکت و موضوع همکاری، در سطح بین الملل باشد، ارزیابی مخاطب با پیچیدگی‌های بیشتری همراه خواهد بود.
ب) آنالیز شخص حقیقی:
در رابطه با شخص حقیقی کار آسان تر است. زیرا محل سکونت و محل کار وی به شکل ساده‌تری قابل دسترس است. استعلام گردش مالی وی و اعتبار او در نزد بانک‌ها نیز قابل استعلام است. طرف‌های تجاری او مشخص‌تر هستند و امکان تحقیق از آنها برای انعقاد یک قرارداد تجاری مطمئن وجود دارد.
مقالات مرتبط: آشنایی با اصطلاحات حمل و نقل بین‌المللی
پیش نویس قرارداد یا توافق نامه:
اگر در یک جلسه تجاری، ما طرف ارائه دهنده خدمات هستیم حتما باید پیش از برگزاری مذاکرات پیش‌نویسی از توافقات اولیه آماده کرده باشیم. این پیش‌نویس علاوه بر این که جدیت ما را در انجام معامله نشان می‌دهد، به ما در پیشبرد راحت‌تر و سریعتر انعقاد قرارداد تجاری نیز کمک می‌کند. همچنین به ما این امکان را می‌دهد که ساختار کلی معامله و منافعی که برای مطالبه مدنظر داریم را فراموش نکنیم.
کلام آخر
برای یک جلسه‌ی تجاری و مذاکره‌ی تاثیرگزار، توجه به جزئیات و بررسی و آنالیز دقیق و کامل شرایط و افراد بسیار ضروری و نتیجه‌بخش خواهد بود. موفقیت‌های بزرگ در گرو توجه به همین جزئیات ساده و به ظاهر کم اهمیت است. برای دریافت مشاوره با متخصصان سایت یوپرودمی با شماره ۰۹۱۲۰۸۹۶۲۸۹ در تماس باشید.
